Rechnung, E-Rechnung und Kasse

00:00:01: Hier ist einfach Gründen, der Podcast der IHK Region Stuttgart.

00:00:07: Weil gute Ideen nicht auf dem Bierdeckel enden sollten!

00:00:13: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Ausgabe von einfach gründen und einfach wie immer mit Alex, hi Alex...

00:00:22: Hi Chris

00:00:23: Und mit mir Chris, genau danke Ja, liebe Gründerinnen.

00:00:27: Die Begründe was haben wir euch heute mitgebracht?

00:00:29: Ich würde sagen das Thema ist ein bisschen trockener sollte man aber trotzdem auf dem Schirm haben wobei es immer so eine Perspektiv sei.

00:00:37: wer guckt da drauf ob's trocken ist oder nicht?

00:00:39: also für mich ist es eher trocken.

00:00:40: ich weiß nicht wie es für dich ist Aber Es geht um Rechnungen und Pflichtangaben auf der Rechnung.

00:00:45: Also ich glaube ich finde insofern ganz cool weil wenn ich mir bei einem thema unsicher bin dann bin ich natürlich interessiert Und Dann Finde ich glaube schon Nicht mehr So Trocken.

00:00:52: und Es gibt Steuerberater, die sagen Zahlen machen mir umfassbaren Spaß.

00:00:59: Dann sind sie in ihrem Job auch richtig.

00:01:02: von dem her ist ne Perspektivserei glaube ich

00:01:05: Genau, und in dem Zuge hast du schon ein gutes Stichwort geliefert.

00:01:07: Steuerberater ihr wisst es wir sind keine Steuerberator sind also in diesem Bereich nicht zu Hause.

00:01:13: das heißt was wir euch heute hier geben sind reine Basis-Infos damit ihr's mal gehört habt und damit ihr mal wisst wo ihr hinkreifen müsst und hinschauen müsst.

00:01:19: und alles weitere haben wir natürlich auch Kolleginnen und Kollegen bei der IHK in Stuttgart und in der Region die euch expliziter da noch mal einen blick gegeben können.

00:01:29: heute wollen wir aber ein erst aufschlag machen alex und mal loslegen mit was gehört denn so als pflicht in so eine rechnung mit rein und fast nicht vergessen?

00:01:36: wir haben ja nicht nur pflich dann gar mit rechnungen sondern spoiler.

00:01:40: wir haben auch etwas zum thema e-rechnung heute noch dabei.

00:01:42: und

00:01:43: die kassen Die Kassen in den Betrieben beziehungsweise in den Geschäften, die haben wir auch noch dabei.

00:01:48: Aber fangen wir mal damit an.

00:01:49: ihr habt euch selbstständig gemacht.

00:01:51: Ihr habt einen ausführlichen Businessplan geschrieben, ihr habt eine gute Marktanalyse gemacht und euer Produkt kommt an und ihr könnt jetzt auch endlich die Rechnungen schreiben.

00:02:00: Die ersten... Gott sei Dank!

00:02:01: ...die dürfen raus.

00:02:02: Endlich!

00:02:02: Dann kommt wieder ein bisschen Geld rein dann kann das prinzipiell losgehen.

00:02:08: Und dann habt ihr natürlich das Thema, dass gewisse Sachen auf eine Rechnung müssen.

00:02:14: Denn die Rechnungen ist nur dann steuerlich gültig wenn eben diese Pflichtangaben enthalten sind.

00:02:19: Ja und natürlich auch könnt ihr da nur den Vorsteuerabzug gelten machen, wenn die Rechnung korrekt ist.

00:02:24: Das steht ja auch noch mit rein vor Steuerabzug.

00:02:26: Aber

00:02:27: es ist ein

00:02:27: anderes Thema.

00:02:28: also wir müssen jetzt hier auch nicht auf jedes kleine Detail eingehen.

00:02:30: aber es gibt schon so ein paar Sachen über die man stolpern kann wenn man zum Beispiel nicht über irgendein Tool seine Rechnungs schreibt.

00:02:38: Diese Tools haben im Normalfall alle Pflichtangaben erfüllt.

00:02:42: Ich würde es erst prüfen, ob sie wirklich alle erfüllt sind bevor ich den Vertrag mit dem Tool abschließt.

00:02:46: aber normalerweise haben die das alle drin.

00:02:49: Dass euer kompletter Name und die Anschrift vom Unternehmen da drauf sein muss ist logisch!

00:02:53: Das der Rechnungsempfänger darauf sein muss is logisch wenn er eine andere Lieferadresse hat dass die auch am besten drauf soll das ist alles logisch.

00:03:01: dann müssen wir gar nicht drauf hingehen.

00:03:02: Dass ihr eure Steuernummer dahinschreibt oder auch die Umsatzsteuer ID international tätig seid, ist logisch.

00:03:09: Ihr kennt diese Angaben von der Homepage im Impressum.

00:03:12: das gehört im Endeffekt auch auf eine Rechnung.

00:03:14: aber was gehört noch drauf Chris?

00:03:16: Ja das ist gute Frage!

00:03:17: Was gehört noch darauf?

00:03:18: Es hören noch ein paar Dinge drauf.

00:03:20: Rechnungsdatum gehört drauf also das Ausstellungsdatums logischerweise eine fortlaufende Rechnungenummer und eben auch und es ist ganz wichtig einen Leistungs Datum.

00:03:31: Wann habe ich meine Leistung erbracht,

00:03:34: Alex?

00:03:34: Das ist ganz wichtig!

00:03:36: Weil das Rechnungsdatum sagt nur wann hab' ich diese Rechnung geschrieben und liefert's dann eben eine Basis für das Zahlungsziel?

00:03:45: oder wann kann man Forderungen stellen

00:03:47: etc.,

00:03:48: aber es muss auch zu jeder Leistung die man gemacht hat eigentlich ein Datum bestehen.

00:03:54: Machen wir mal ein Beispiel.

00:03:58: Wir sind Gartenlandschaftsbau.

00:04:00: Wir haben im Januar bei jemandem den Garten abgerissen.

00:04:04: Komplett, weil es war kalt, Bodenfrost

00:04:07: etc.,

00:04:07: abreißen geht und wir kommen mit schwerm Gerät läuft aber wir können dann nicht weitermachen.

00:04:12: Weil das ist zu kalt um zum Beispiel die neue Mauer hochzuziehen dass der Mörtel sauber trocknet etc.. Also, Mauermeisterhandwerk... By the way!

00:04:26: Das machen wir aber dann in Februar.

00:04:28: Wir kommen gut voran.

00:04:29: Im Februar steht der ganze Garten, wir füllen wieder mit Erde auf und haben eine neue Mauer hochgezogen.

00:04:33: Alles schön!

00:04:34: Jetzt müssen wir eigentlich noch.

00:04:34: bipppflanzen können wir aber nicht weil würde alles kaputt gehen ist es noch zu kalt vor allem nachts.

00:04:42: also bipp pflanzen wir Ende März so dann haben wir ein Rechnungsdatung am ende wenn wir die rechnungen ausstellen wegen mir von zwölf der vierter ja zwölfte april.

00:04:55: Jetzt muss er aber klans klar ersichtlich sein, wann wurde was gemacht und das kann man pro Position hinschreiben oder man schreibt auch einen Zeitraum oben hin.

00:05:03: Also Leistungsdatum Januar bis April, ja, im Jahr ist es jetzt in unserem Fall.

00:05:12: Dass klar ersichtliches Wann wurde diese Leistung erbracht?

00:05:15: Das ist wichtig!

00:05:16: Ja ich stammel noch gerade, ich beobachte dich gerade hier und ich muss sagen du machst es hervorragend mit dem richtigen Körpereinsatz.

00:05:23: die Beispiele die Du hier bringst Sehr schön.

00:05:26: Das ist

00:05:28: gut, dass wir nicht im Fernsehen sind.

00:05:31: Aber ja das ist tatsächlich wichtig!

00:05:32: Ihr müsst es genau aufdröseln und zwar so aufdrösseln, dass ihr jetzt nicht nur reinschreibt... Weiß ich nicht?

00:05:40: Wir hatten vorhin ein Beispiel mit dem Garten.

00:05:43: Vielleicht habt ihr dann noch irgendwie eine Markise befestigt und habt dafür Schrauben gebraucht, dass er jetzt nicht einfach nur rein schreibt.

00:05:49: Menge Schraubens.

00:05:52: Wie soll man's nennen?

00:05:55: Eingebinde!

00:05:59: oder halt seit.

00:06:00: genau das würde ich eigentlich damit sagen, ich werde dir ein bisschen um den heißen Brei.

00:06:02: also schreibt rein wie viele Schrauben hat der dann benutzt und für diese Marquise damit einfach klar sichtlich ist.

00:06:08: Das habt ihr an Material gebraucht und das habt ihr tatsächlich auch in Rechnung gestellt.

00:06:12: Ja und schreibt doch hin, dass sie Schraubens sind.

00:06:15: Ja pauschal, das Wort hat mir gerade gefällt.

00:06:17: Aber schreibt auch hin, daß es Schraube sind weil ihr könntet ja einfach irgendeine Artikelnummer dahin packen.

00:06:21: Das hilft nachher keinem.

00:06:23: Also ihr könnt die Artikel-Nummer gerne dazupacken aber vor Schrauben stehen und dann eben Stückzahl und nicht irgendwie ein Gebinde, weil wie groß ist das Gebinde?

00:06:31: Wie viel sind da drin?

00:06:33: Sondern schreibt die Stückzahl hin.

00:06:35: Handelsübliche Bezeichnungen heißt es im Fachjargon und Art-und Umfang der Dienstleistung kann man glaube ich so sagen...

00:06:43: Ja also Anbringung einer Markise wäre Art und Umfang.

00:06:47: Der Dienstleistungsumfang fehlt vielleicht noch, denn hier haben wir mit der Anbrinkung keine Stückzahl sondern eine Stundenzahl Weil das ist eine Dienstleistung, da haben wir dann die Stunden.

00:06:56: Aber ja...

00:06:57: Korrekt!

00:06:58: Ja und dann haben wir glaube ich noch nicht gesagt Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung, das sollt ihr auch noch drauf.

00:07:04: Wann habt ihr das erbracht?

00:07:05: Das

00:07:05: ist Leistungsdatum,

00:07:06: genau.

00:07:07: Oder ihr schreibt halt rein wann ihr was gemacht habt.

00:07:11: Genau.

00:07:12: Und dann kommen natürlich noch die Preisangaben dazu.

00:07:15: Ja, das ist der Netto-Betrag des Euer Endgeld.

00:07:17: Dann habt ihr den Umsatzsteuersatz, der muss ausgewiesen sein zum Beispiel, neunzehn Prozent oder eben die ermäßigten sieben.

00:07:25: Ihr habt dann vielleicht noch den Hinweis auf die Steuerbefreiung.

00:07:28: § Neunzehnt sind wir da unterwegs.

00:07:31: Wenn ihr die kleine Unternehmerregelungen anwendet, dann muss dieser Hinweis allerdings schon auch auf die Rechnung, dann habt ihr allerdings keinen Umsatz-Steuersatz, den ihr da ausweisen könnt?

00:07:42: Genau!

00:07:45: Und dann schreibt ihr da noch drauf, wenn ihr das macht.

00:07:48: Wenn ihr das gebt, Rabatte, Bonis, Conti was auch immer hier davor habt und plant sollte natürlich auch nochmal drin stehen ja und dann habt er fast schon alles wichtige erfüllt was in so eine Rechnung reinkommt.

00:08:01: wichtig vielleicht noch jeder Hinweis dass im Pflichtangang für Rechnungen über zweihundertfünfzig

00:08:07: Euro

00:08:08: weil da kommen wir jetzt nämlich auch noch dazu.

00:08:12: Ja, wenn ihr Rechnungen unter twohundfünfzig Euro habt das sind dann ja so kleinst Betragrechnungen.

00:08:19: Die müssen nicht zwingend die Angaben vorweisen oder aufweisen wie wir sie gerade genannt haben Alex sondern da könnt ihr auch ein bisschen lockerer sein

00:08:29: ist ein bisschen vereinfacht.

00:08:30: Ihr braucht natürlich trotzdem euren Name und Anschrift.

00:08:33: Wir brauchen das Rechnungsdatum.

00:08:34: Ihr müsst trotzdem beschreiben was ihr gemacht habt die Ware oder die Leistung Ein Gesamtbetrag, inklusive der Steuer sollte drauf und das Steuersatz oder den Hinweis auf eine Befreiung auch darauf.

00:08:48: Was jetzt nicht zwingend erforderlich ist, es ist tatsächlich eine Rechnungsnummer und die vollständigen Kundendaten.

00:08:55: Ja genau!

00:08:56: Was aber nicht heißt ihr sollt eure tausend Euro Rechnungen in vier Rechnung werden?

00:09:03: Könnt ihr auf die Idee kommen ja?

00:09:06: Ja korrekt also bitte nicht machen.

00:09:09: Und dann, ja habt ihr eigentlich jetzt gehört was mache ich über zweieinfünfzig Euro mit zweihundertfünfzehn Euro Rechnungen und unter zweieinfünftig Euro Rechnungen.

00:09:18: Was ist wichtig?

00:09:19: Was gehört rein?

00:09:20: Natürlich wie gesagt wir haben das Ding auch noch mal schön aufgedröselt bei uns auf der Webseite.

00:09:24: schaut da gerne rein informiert euch sprecht auch mit unseren Kolleginnen Kollegen aus dem Fachbereich nochmal darüber.

00:09:30: wenn ihr euch unsicher seid oder mit uns nochmal nehmt dann nochmal Rücksprache und dann sollte was die Rechnungsthematik angeht nicht viel schief gehen.

00:09:38: Ganz wichtiger Hinweis noch, prüft auch Rechnungen die ihr bekommt.

00:09:43: Weil wenn ihr eine fehlerhafte Rechnung bekommt dann kann das eben Probleme beim Vorsteuerabzug verursachen und es betrifft nachher auch euch.

00:09:53: also lasst euren Steuerberater drüber schauen schaut selber darüber.

00:09:56: ihr habt jetzt ja hier die Punkte genannt bekommen die ihr braucht und seid nicht überrascht das kommt ab und zu vor.

00:10:03: tatsächlich so

00:10:04: ist Und um's kurz noch mal zusammenzufassen, so als kleines Take-away für euch.

00:10:10: Wenn man so will eine konkrete Rechnung braucht im Kern immer wer wem was wann wie viel und mit welchen Steuern berechnet hat?

00:10:20: Ja Punkt!

00:10:22: Hätten wir auch ne viel kürzere Folge daraus.

00:10:25: Nein, nee Spaß okay.

00:10:27: das war jetzt mal der Grund.

00:10:29: tenor zu den Rechnungen die ganzen Pflichtangaben Wie gesagt, Leistungsdatum ist etwas was tatsächlich nicht viel auf dem Schirm haben.

00:10:38: Wie sieht es denn jetzt aus mit den E-Rechnungen?

00:10:41: Ja gut.

00:10:45: Brauchen die die gleichen Voraussetzungen?

00:10:47: Spoiler ja!

00:10:48: Ja sie brauchen die gleichen voraussetzung.

00:10:50: aber da gibt's noch so ein bisschen was darauf man da vielleicht achten sollte.

00:10:53: also mal ums vorweg zu nehmen eine E- Rechnung isst keine PDF.

00:10:59: Ja, absolut

00:10:59: richtig.

00:11:00: Genau das ist einfach mal der Punkt weil viele denken euch schickt eine PDF ist eine E-Rechnung.

00:11:03: passt die sehr elektronisch?

00:11:04: Ja und nein.

00:11:07: Also der Hintergrund von einer E- Rechnung ist ja nicht der dass man es elektronischer verschickt sondern das Systeme das einfach automatisch verarbeiten können.

00:11:16: Und dafür gibt's eben strukturierte und digitale Rechnungen.

00:11:20: Es gibt Formate vor allem

00:11:21: Genau.

00:11:21: es gibt mehrere Formate.

00:11:23: Ich glaube die bekanntesten sind X-Rehnung oder des Zugpferd.

00:11:28: Ja, genau.

00:11:30: Das ist der Punkt.

00:11:31: und ja seit erster Januar XXV müssen alle Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung empfangen können – Betonung liegt auf Empfangen!

00:11:39: Aber auch die kleinen Unternehmer?

00:11:41: Auch

00:11:41: die Kleinen Unternehmer müssen diese empfachen können.

00:11:44: Dafür reicht in aller Regel zunächst mal ein E-Mail Postfach Mit einem entsprechenden Software natürlich, die diese Rechnungen umwandeln und auftröseln kann.

00:11:53: Ja da sind wir jetzt aber auch schon wieder bei den Tools, die ich vorhin genannt habe über die man seine eigenen Rechnung schreibt.

00:11:58: Da können wir nämlich auch so eine Ausgabe reinpacken und sie können das auch lesen.

00:12:02: Ja genau!

00:12:04: Und was geht es jetzt zu beachten?

00:12:06: Bis Ende sechsundzwanzig dürfen Rechnunge weiterhin als PDF oder als Papierversion verschickt werden Alex, ab siebenundzwanzig ist es ein bisschen anders.

00:12:16: Da müssen größere Unternehmen und da reden wir von sagen mal Umsätzen von über acht hunderttausend Euro E-Rechnungen versenden?

00:12:25: Müssen!

00:12:26: Und deswegen sind wir auch dabei im Punkt weswegen diese Regel ab ersten Jahr nur zwei fünfundzwantig.

00:12:29: absolut sinnvolles weil wenn ihr ja auch als kleinere Firma mit einem Großunternehmen was macht?

00:12:35: werdet hier solche Rechnungen bekommen?

00:12:37: ihr müsst sie lesen können.

00:12:38: Ja genau und ab achtundzwzig gilt eben das als Pflicht für alle Unternehmen im BtoB, also im Business-to-Business Bereich die der Geschäfte machen Rechnungen empfangen und versenden.

00:12:50: Das sollte dann der Standard sein.

00:12:53: dazwischen gibt es noch einige Sonderregelungen aber das würde jetzt hierzu weit führen.

00:12:58: auch hierfür haben wir ein gutes Merkblatt auf der Website.

00:13:00: da könnt ihr mal reinschauen was gibt's dafür Regelungen?

00:13:03: Und dann seid er da auf jeden Fall auch nochmal informiert.

00:13:06: Aber das solltet ihr auf jeden fall auf dem Schirm haben.

00:13:08: dieses Thema E-Rechnung

00:13:10: Ja und Rechnungen an Privatpersonen sind jetzt in der Regel nicht betroffen.

00:13:15: Genau, so ist es!

00:13:17: Wenn ihr jetzt wissen wollt was es auf dem Markt für Anbieter und Lösungen gibt da haben die Kollegen von der IHK München-Oberbayern auf ihrer Website wenn ihr das googelt E-Rechnung IHKA München Oberbayern dann findet ihr dort nochmal eine Übersicht über die ja Lösungen dieser Markt aktuell gibt.

00:13:36: Das ist vielleicht kein schlechter Hinweis um da noch mal ein bisschen reinzukommen.

00:13:39: Ja, und wenn wir schon beim Thema Geld sind dann lass mal doch die Kasse klingeln.

00:13:43: Denn es gibt ja tatsächlich auch das beliebte Thema gerade in Gaststätten oder auch in Kiosks oder sowas... Was machen wir denn mit der Kasse?

00:13:55: Also tatsächlich gibt es da mittlerweile keine Pflicht.

00:14:01: Es kann eventuell kommen ich weiß nicht ob das im Gespräch.

00:14:04: also es gibt noch keine elektronische also Pflicht für elektronisch registrierkassen.

00:14:09: Aber seit Jahrzehnten dürfen nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze aufzeichnen und für zehn Jahre sicher- und unmanipulierbar speichern.

00:14:22: Das heißt wer sich eine neue elektronische Registrierkasse kauft muss darauf achten dass das gegeben ist.

00:14:29: Ja so sieht es aus!

00:14:31: Die offene Schubladenkasse ist natürlich weiterhin möglich aber auch hier eine ordnungsgemäße Kassenführung bestehen.

00:14:41: Das heißt, die müsst alle Vorgänge, die ihr habt dokumentieren und nachweisbar aufzeigen können.

00:14:47: Ja also ich weiß nicht wer die Kasse kennt.

00:14:49: von jedem Verein.

00:14:50: kennt man das dann eigentlich so beim rote Wurstverkauf?

00:14:54: Die wird ja komplett ohne Technik geführt.

00:14:56: Die ist prinzipiell komplett manipulierbar.

00:14:59: daher sollte man wenn man das nutzt Auf jeden Fall ein hohes Augenmerk auf die täglichen Kassenberichte legen und die sollten mit fortlaufenden Nummern angelegt werden.

00:15:09: Korrekt!

00:15:12: Und haben wir glaube ich genug über das Thema Kassen und Rechnungen gesprochen?

00:15:18: Erster Aufschlag erledigt, würde ich sagen Alex für weitere Infos und für weiteren Austausch dürft ihr gerne auf uns zukommen.

00:15:25: Wir sagen vielen Dank fürs Zuhören...

00:15:27: ...und lasst die Kasse klingen.

00:15:29: Bis zum nächsten Mal.

00:15:30: Ciao ciao!

00:15:34: Weniger Blabla, mehr machen.

00:15:36: Bis zum nächsten Mal!